PROCEDURI PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
1. SCOP
Scopul acestor proceduri este de a garanta și a proteja drepturile și libertățile fundamentale ale persoanelor fizice în special dreptul la viața intimă, familială și privată, cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.
2. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplică în cadrul societății Max Loads SRL prelucrării datelor cu caracter personal, efectuate total sau parțial, prin mijloace automate sau prin alte mijloace.
Procedura se aplică activității de prelucrare a datelor cu caracter personal în calitate de operator sau împuternicit al unui operator.
3. DEFINIȚII
Acord – Acordul privind protecția datelor cu caracter personal.
Date cu caracter personal – orice informaţii referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă; o persoană identificabilă este acea persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în mod particular prin referire la un număr de identificare ori la unul sau la mai mulți factori specifici identității sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Date anonime – date care, datorită originii sau modalităţii specifice de prelucrare, nu pot fi asociate cu o persoană identificată sau identificabilă.
Destinatar – orice persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, inclusiv autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale acestora, căreia îi sunt dezvăluite date, indiferent dacă este sau nu terţ; autorităţile publice cărora li se comunică date în cadrul unei competenţe speciale de anchetă nu vor fi considerate destinatari.
Operator – orice persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, inclusiv autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale acestora, care stabileşte scopul şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; dacă scopul şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt determinate printr-un act normativ sau în baza unui act normativ, operator este persoana fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, care este desemnată ca operator prin acel act normativ sau în baza acelui act normativ.
Persoană vizată – persoana ale cărei date sunt colectate şi/ sau prelucrate Persoană împuternicită de către operator – o persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, inclusiv autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale acestora, care prelucrează date cu caracter personal pe seama operatorului.
Prelucrarea datelor cu caracter personal – orice operaţiune sau set de operaţiuni care se efectuează asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea către terţi prin transmitere, diseminare sau în orice alt mod, alăturarea ori combinarea, blocarea, ştergerea sau distrugerea.
Sistem de evidenţă a datelor cu caracter personal – orice structură organizată de date cu caracter personal, accesibilă potrivit unor criterii determinate, indiferent dacă această structură este organizată în mod centralizat ori descentralizat sau este repartizată după criterii funcţionale ori geografice.
Stocarea – păstrarea pe orice fel de suport a datelor cu caracter personal culese.
Terţ – orice persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, inclusiv autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale acestora, alta decât persoana vizată, operatorul ori persoana împuternicită sau persoanele care, sub autoritatea directă a operatorului sau a persoanei împuternicite, sunt autorizate să prelucreze date.
4. DESCRIEREA ACTIVITĂȚII
4.1. Categorii de persoane:
a. Angajații societății și membrii de familie ai acestora
b. Persoanele care aplică pentru obținerea unui post în cadrul societății
c. Orice persoană fizică sau juridică care are raporturi de natură comercială sau contractuală cu societatea Max Loads
4.2. Scopul colectării datelor cu caracter personal:
a. Societatea Max Loads are obligația de a administra în condiții de siguranță și numai pentru scopurile specificate,datele cu caracter personal care îi sunt furnizate de de către categoriile de persoane fizice prevăzute la articolul 4.1.
b. Scopul colectării datelor cu caracter personal în cazul angajaților, a membrilor de familie ai acestora și a persoanelor care aplică pentru un post în cadrul societății Max Loads este gestionarea organizatorică,administrativa și economico-financiara în momentul angajării și după angajare (medicina muncii, contabilitate, monitorizare GPS, bancă, resurse umane, pontaj, avizarea intrărilor-ieșirilor la parteneri sau la colaboratori ai acestora)
c. Scopul colectării datelor cu caracter personal în cazul persoanelor fizice sau juridice care au raporturi de natură comercială sau cotractuală cu socitatea Max Loads este buna desfășurare a activităților specifice de transport, instalare sau alte prestări servicii ale societății și au legătură cu avizarea preluării sau predării bunurilor transportate, obținerea accesului pentru instalari și facturare.
4.3 Părțile care au acces la informațiile cu caracter personal
Informațiile colectate sunt destinate utilizării de către societatea Max Loads și colaboratorii împuterniciți ai acesteia, și sunt comunicate numai următorilor destinatari : persoana vizată, reprezentanții legali ai persoanei vizate, angajaților cu drept de acces ai operatorului, împuterniciților operatorului,alte persoane fizice – juridice care prelucrează date în numele operatorului, organelor de urmărire penală, altor instituții abilitate de lege să solicite informații.
4.4 Datele colectate
Datele cu caracter personal colectate de către Max Loads SRL, sunt cele menționate în Articolul 2 din Acordul privind protecția datelor cu caracter personal.
4.5 Modul de prelucrare al datelor
Prelucrarea datelor cu caracter personal se poate realiza prin mijloace automate sau neautoamate în cadrul unor operațiuni sau seturi de operațiuni, fără a fi limítate la acestea, după cum urmează:
a. Colectarea- strângerea, adunarea ori primirea datelor cu caracter personal prin orice mijloace și din orice sursă
b. Înregistrarea- consemnarea datelor cu caracter personal într-un sistem de evidență automat sau neautomat, care poate fi registru, fișier automat, bază de date sau orice altă formă de evidență organizată, structurată într-un anumit mod, înșiruire de date ori documente, indiferent de modalitatea în care se scriu datele
c. Organizarea- ordonarea,structurarea, sau sistematizarea datelor cu caracter personal, conform unor criterii prestabilite, potrivit atribuțiilor legale ale operatorului,în scopul eficeintizării-optimizării activităților de prelucrare a acestora
d. Stocarea- păstrarea pe orice fel de suport a datelor cu caracter personal culese, inclusiv prin efectuarea copiilor de siguranță
e. Adaptarea- transformarea datelor cu caracter personal colectate inițial, conform criteriilor prestabilite și scopurilor pentru care au fost colectate
f. Modificarea- actualizarea, completarea, schimbarea, corectarea, ori refacerea datelor cu caracter personal, în scopul menținerii caracteristicilor de exactitate, realitate, actulitate
g. Extragerea- scoaterea unei părți din categoria specifică de date cu caracter personal, în scopul utilizării acesteia, separat și distinct de prelucrarea inițială
h. Consultarea- examinarea, vizualizarea, interogarea sau cercetarea datelor cu caracter personal, fără a fi limítate la acestea, în scopul efectuării unor operațiuni sau seturi de operațiuni de prelucrare ulterioară
i. Utilizarea- folosirea datelor cu carácter personal, în tot sau în parte, de către și în interiorul operatorului, împuterniciților operatorului ori destinatarului, după caz, inclusiv prin tipărire, copiere, multiplicare, scanare sau orice alte procedee similare
j. Dezvăluirea- a face disponibile date cu caracter personal către terți, prin comunicare, transmitere, diseminare sau în orice alt mod
k. Alăturarea- adăugarea, alipirea, sau anexarea unor date cu caracter personal la cele deja existente, pe care un le modifică
l. Combinarea- îmbinarea, unirea sau asamblarea unor date cu caracter personal separate inițial, într-o formă nouă, pe baza unor criterii prestabilite, pentru scopuri anume determinate
m. Blocarea- întreruperea prelucrării datelor cu caracter personal
n. Ștergerea- eliminarea sau înlăturarea, în parte sau în totalitate a datelor cu carácter personal din evidențe sau înregistrări, prin împlinirea termenului de păstrare, la atingerea scopului pentru care au fost introduse, caducitatea, inexistența, inexactitatea
o. Transformarea- operațiunea efectuată asupra datelor cu caracter personal având ca scop anonimizarea acestora
p. Distrugerea- aducerea în stare de neîntrebuințare, în condițiile legii, definitivă și irecuperabilă, prin milloace mecanice sau termice, a suportului fizic pe care au fost prelucrate date cu caracter personal
4.6 Comunicarea datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal se pot comunica între operatori și împuterniciții acestora sau între operatori sau împuterniciți ai acestora și alte instituții sau organisme publice sau entități de drept public sau privat în una din următoarele situații:
– dacă persoana vizată și-a dat consimțământul expres și neechivoc pentru comunicarea datelor sale
– fără consimțământul persoanei vizate în cazurile prevăzute de lege.
Cererile pentru comunicarea datelor cu caracter personal adresate societății Max Loads SRL, trebuie să conțină datele de identificare ale solicitantului, precum și motivarea și scopul cererii, conform prevederilor legale. Cererile conforme, vor primi răspuns în termen de 30 de zile de la înregistrarea lor.
4.7 Măsuri tehnice privind prelucrarea datelor cu caracter person
Toate documentele care conțin date cu caracter personal, se înregistrează și urmează regulile de păstrare și procesare, după cum urmează:
– datele cu caracter personal sunt prelucrate doar de către persoanele desemnate în Anexa 2 a Acordului;
– datele cu caracter personal sunt păstrate fizic în arhiva societății, în dulapuri închise cu cheie, și la care au acces persoanele desemnate în Anexa 2 a Acordului, și elctronic pe serverul protejat antivirus al societății, într-un fișier la care au acces doar administratorul și ofițerul responsabil cu protecția datelor cu caracter personal;
– în cazuri excepționale, persoanele care asigură suportul tehnic pot avea acces la datele cu caracter personal pe durata intervenției, numai în prezența unui utilizator desemnat de operator.